Top 3 kỹ năng mềm bất bại cho mọi freelance writer – Phần 3: Kỹ năng tổ chức

Giả sử chúng ta tổ chức một cuộc thi viết đặc biệt. Mọi cây bút tham gia đều có xuất phát điểm ngang nhau về kỹ năng và kinh nghiệm, thậm chí có cùng tốc độ đánh máy. Tất cả chất liệu cần thiết cho bài viết cũng được cung cấp đầy đủ. Người dự thi chỉ đơn giản diễn đạt mạch lạc bằng lời văn của mình. Với nhiều lợi thế ngang bằng như vậy, liệu chúng ta có tìm được người thắng cuộc cuối cùng không? Câu trả lời chắc chắn sẽ làm bạn bất ngờ: dĩ nhiên là có.


Bản thân tôi cũng từng trải nghiệm qua nhiều tình huống tương tự. Khi nhận viết bài với những chủ đề quen thuộc đã có sẵn kiến thức, tôi thường ỷ lại và không lập dàn ý cẩn thận. Kết cục, tôi tốn nhiều thời gian hoàn thành bài viết hơn hẳn so với khi bỏ công tìm hiểu và hệ thống cẩn thận.

Thực tế này giúp tôi nhận ra một vấn đề: kiến thức và kinh nghiệm chưa hẳn quyết định tất cả.


Mà điều quan trọng để làm việc hiệu quả chính là khả năng tổ chức.


“Nói dài, nói dai… lại hóa ra nói dại” - Và tầm quan trọng của óc tổ chức


Câu nói vui của ông bà xưa chắc chắn là lời phê bình mang tính “sát thương” khủng khiếp cho mọi cây bút. Đây là sai lầm khá phổ biến của những tác giả trẻ thiếu kinh nghiệm. Khi có quá nhiều ý tưởng muốn chia sẻ nhưng lại thiếu khả năng tổ chức chúng một cách logic, lời lẽ dù hay đến mấy cũng trở nên không phù hợp.


Vậy với một đầu óc có tính tổ chức tốt, chúng ta có thể tránh được những sai lầm nào?

Nguồn: Freepik

Đầu tiên hẳn nhiên là việc thể hiện sai mục đích. Nếu không biết tiết chế câu chữ, ta khó có thể làm nổi bật ý chính, và gián tiếp đẩy vấn đề đi xa khỏi trọng tâm ban đầu. Trong nghề viết, tác giả cần là hoa tiêu dẫn đường cho người đọc. Viết lan man cũng giống như con thuyền mất neo lênh đênh trên biển. Chúng ta loay hoay với một hành trình mơ hồ thì chắc hẳn độc giả cũng không thể thu nhặt được điều gì giá trị.


Không có óc tổ chức, tư tưởng trở nên lộn xộn và thiếu liên kết. Quá trình tiếp thu và ghi nhớ kiến thức mới khó khăn hơn. Thông tin cũng dễ bị sai lệch khi hồi tưởng. Cảm giác mờ mịt giống thế này: Tôi đã đọc qua điều đó rồi, nhưng chính xác nó nói về gì thế nhỉ?


Ví dụ chủ đề sau: tần suất đăng bài viết trên các nền tảng mạng xã hội càng cao thì càng tăng tỉ lệ tương tác. Ý kiến này hóa ra đã được chứng minh là không hiệu quả. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn quên mất phần minh chứng đó. Trí óc bạn chỉ đánh giá tính hợp lý dựa trên cảm giác quen thuộc, và bạn vội vàng đưa kết luận sai lệch vào bài viết của mình.


Óc tổ chức còn là chìa khóa giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Thời giờ là vàng bạc. Đối với những cây bút viết lách tự do, ngoài việc tạo ra những sản phẩm chất lượng, mục tiêu còn là tối ưu thời gian nhất có thể. Có thêm nhiều thời gian trống, bạn sẽ viết được nhiều hơn, thu nhập sẽ cao hơn. Bạn cũng có thể tái đầu tư thời gian đó vào việc học tập, phát triển bản thân và xây dựng thương hiệu cá nhân.


Đây chắc chắn là khoản đầu tư mang lại cho bạn nhiều lợi ích lâu dài và ưu thế cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường ngách của mình.


Mối liên hệ giữa óc tổ chức và kỹ năng tập trung - ghi nhớ.


Trong bài viết kỳ 2 về kỹ năng ghi nhớ, chúng ta đã biết về mối liên hệ mật thiết tựa như chiếc kiềng ba chân của bộ kỹ năng này. Nếu kỹ năng tập trung giúp chắt lọc những chất liệu quý giá từ cuộc sống, kỹ năng ghi nhớ giúp lưu trữ, thì kỹ năng tổ chức sẽ chuyển hóa chúng thành những thành phẩm có giá trị. Trí óc chúng ta vận hành nhịp nhàng dựa trên mối mối quan hệ tương hỗ, không có ranh giới phân định rạch ròi.


Để phát triển bất kỳ kỹ năng nào, ta đều cần sự phối hợp của hai kỹ năng còn lại. Và quá trình tiến bộ ở một kỹ năng cũng mang lại tác động tích cực đến hai kỹ năng kia.


Bạn là một cây bút có sự tập trung tuyệt vời, quan sát vô cùng tốt, nhưng lại thiếu óc tổ chức. Vậy những điều quan sát được đó sẽ trở nên vô giá trị. Bạn chẳng biết dùng chúng vào mục đích gì. Những cây viết nổi tiếng đều có sự tập trung cao độ trong công việc và con mắt quan sát tinh tường. Tuy nhiên, quan sát hiệu quả không biến tất cả thành nhà văn. Chỉ quan sát mà không biết phân loại, sắp xếp thì khó mà tìm thấy mối liên hệ giữa những gì quan sát được với những điều chúng ta muốn nắm bắt.


Từ việc sắp xếp thông tin trong căn phòng não bộ để cải thiện quá trình lưu trữ, đến việc nâng cao năng lực hồi tưởng, chúng ta đều cần sự tham gia của kỹ năng tổ chức. Các biện pháp cải thiện trí nhớ thông thường cũng vậy. Chúng ta vận dụng óc tổ chức để tìm hiểu dàn ý chi tiết, lên kế hoạch nội dung, phân bổ thời gian khi viết bài tổng hợp, tranh luận, chia sẻ hay hướng dẫn cho người khác.


Rèn luyện kỹ năng tổ chức như thế nào?

Nguồn: Freepik

Trong bộ ba kỹ năng mềm, kỹ năng tổ chức tương đối gần gũi , dễ hiểu và thường được sử dụng trong đời sống hằng ngày. Để cải thiện và nâng cao năng lực này, có ba nguyên tắc cơ bản cần nắm vững và tuân thủ:


1. Chúng ta phải hiểu rõ bản thân muốn gì trước khi bắt tay vào hành động


Xác định và kiên định với mục tiêu giúp ta tập trung. Việc nghiên cứu hay tham khảo thông tin trở nên chọn lọc và có thứ tự hơn. Ta có thể tận dụng hiệu quả thời gian và tránh hoang phí vào những việc vô bổ. Tôn chỉ làm việc rõ ràng sẽ là kim chỉ nam cho những kế hoạch hành động, và đưa cuộc sống ta vào một guồng quay khoa học, có tổ chức.


Khi áp dụng nguyên tắc này vào con đường xây dựng sự nghiệp viết lách tự do, ta cần nhìn nhận lại những thành tựu mà bản thân muốn đạt được trong từng chặng đường.


Bạn sẽ là cây viết với phong cách nào? Bạn sẽ phát triển trong lĩnh vực ngách cụ thể nào? Bạn có những tiêu chí nào để đánh dấu sự thành công trong quá trình xây dựng hình ảnh và thương hiệu cá nhân? Bạn mong muốn gặt hái chúng sau khoảng thời gian bao lâu? Trả lời thật chi tiết những câu hỏi đó sẽ giúp bạn có một chiến lược và kế hoạch hiệu quả để tổ chức và phát triển sự nghiệp cá nhân.


2. Óc tổ chức phát triển từ một cuộc sống cá nhân có trật tự


Sự ngăn nắp bên ngoài có tác động trực tiếp đến trí óc của chúng ta. Sắp xếp nhà cửa, góc làm việc gọn gàng, khoa học sẽ giúp tinh thần ta sảng khoái, an tĩnh. Tài liệu cần được dán nhãn, phân loại. Sách tham khảo, sổ tay ghi chú theo từng chủ đề hay dự án phải được để ở những khu vực riêng. Càng cẩn thận, chi tiết, ta càng tránh được cảm giác vội vã, lo lắng hay bực dọc khi có nhu cầu tìm kiếm một thứ gì. Đầu óc ta cũng thảnh thơi để tập trung và sáng tạo tốt hơn.


Ngoài việc sắp xếp vật dụng, ta còn cần thiết kế thời gian biểu sinh hoạt hợp lý. Chúng ta nên cân bằng giữa làm việc - nghỉ ngơi và duy trì các thói quen này bằng một tinh thần kỷ luật khắt khe. Tương tự như việc quy định khung giờ luyện viết hằng ngày, mỗi dự án nên được phân chia theo từng giai đoạn, và cam kết hoàn thành đúng kế hoạch đã đề ra. Điều này không khó nếu bản thân chúng ta luôn tự nhắc nhở : “Giờ nào việc nấy. Việc hôm nay chớ để ngày mai.”


Làm việc tự do không phải là tùy ý làm theo cảm hứng. Hàm ý đúng đắn của tự do là chủ động đề ra một trật tự phù hợp với bản thân, đi kèm tinh thần cam kết cao độ để mang lại hiệu quả tốt nhất trong công việc.


3. Khi gặp vấn đề cần giải quyết, ta hãy phân định chúng thật chi tiết, lớp lang theo thứ tự từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp


Tư duy nguyên bản (First principles) là một công cụ hữu ích giúp trí óc tăng tính tổ chức. Thay vì nhìn vào một bức tranh tổng thể với quá nhiều điểm rối rắm, mô hình tư duy này hướng chúng ta tới việc phân chia bố cục và nhìn gần hơn vào những khía cạnh tạo nên vấn đề. Hiểu rõ về chi tiết, rồi đến hiểu về mối quan hệ giữa các chi tiết, ta có thể dễ dàng nắm bắt cái chung. Phân tích cặn kẽ bản chất vấn đề còn giúp ta sáng tạo và phát triển chúng theo những định hướng mới tốt hơn.


Bạn có thể áp dụng nguyên tắc này trong việc lên kế hoạch nội dung cho blog cá nhân. Thật khó để ta bắt đầu bài viết với một đề tài khá rộng như “Những thay đổi về tiếp thị nội dung trong thế kỷ 21"; nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu có thể chia nhỏ và tiếp cận vấn đề này theo từng thành phần, ví dụ:

  • Thế kỷ 21 đã trải qua những mốc thời gian thay đổi nào từ năm 2000 - 2020?

  • Thay đổi theo chiều hướng nào? Tốt lên hay kém đi?

  • Thay đổi theo hình thức nào?

  • Có những dạng nội dung nào đã được tạo mới hay phát triển hơn?

  • Thay đổi đó có tác động, ảnh hưởng thế nào đối với những người sáng tạo nội dung?

  • Những cây bút tự do có thể làm gì để thích nghi với sự thay đổi đó?

  • Những kỹ năng gì giúp ta làm việc hiệu quả trong xu hướng thay đổi chung của thị trường?

Tiếp tục đặt câu hỏi chi tiết cho từng vấn đề nêu trên, bạn có thể xác định dàn ý và triển khai các bài viết vệ tinh. Việc lên kế hoạch nội dung và tạo mối liên kết ngầm giữa các bài viết giúp thông điệp tác giả muốn truyền tải trở nên rõ ràng, sâu sắc hơn. Nhờ vậy, khả năng thu hút và gắn kết độc giả được cải thiện đáng kể.


Lời kết


Viết lách là một công việc sáng tạo mang tính nghệ thuật nhưng cũng đầy khoa học. Những cây bút tự do vừa mang tinh thần bay bổng của nghệ sĩ, vừa cần tư duy logic nhạy bén của một doanh nhân. Tư duy đó sẽ phát triển nếu chúng ta không ngừng rèn luyện và nâng cao ba kỹ năng: tập trung - ghi nhớ - tổ chức. Hy vọng chuỗi bài viết này có thể mang đến cho bạn một bộ công cụ hữu ích trên hành trình phát triển cá nhân, hỗ trợ bạn nâng cao chất lượng cuộc sống và gặt hái thêm nhiều thành công, không chỉ trong sự nghiệp viết lách tự do.


76 views0 comments