Cách xử lý vấn đề khi làm việc với khách hàng khó tính

Khi làm freelance writer, bạn sẽ nhận dự án và công việc từ nhiều khách hàng khác nhau. Mỗi khách hàng có những mục tiêu và quan điểm nhìn nhận vấn đề riêng. Nhưng một điểm chung ở họ là đều quan tâm đến bài viết của bạn. Họ mong đợi bạn sẽ viết đúng như những gì họ nghĩ.


Hầu hết khách hàng sẵn sàng góp ý với bạn để hoàn thành bài viết đúng yêu cầu. Nhưng thực tế, có không ít người sẽ trở nên giận dữ và cáu gắt vì những gì bạn viết không như họ mong đợi. Họ sử dụng những lời lẽ thiếu nhã nhặn, thậm chí từ chối không nhận bài của bạn mà kèm một lời giải thích.


Vậy bạn nên làm thế nào để có thể giải quyết vấn đề êm đẹp khi gặp những khách hàng có tính cách, thái độ khó chịu như vậy? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn điều đó.



Xác định các yêu cầu cụ thể của khách hàng


Không có gì ngạc nhiên khi có nhiều người không hợp với bạn. Chuyện này xảy ra thường xuyên trong thế giới viết lách cũng như trong cuộc sống hằng ngày của mỗi cá nhân. Khi một người hoàn thành bài viết nhưng khách hàng lại không đồng ý và muốn chỉnh sửa, giữa hai người có thể xảy ra căng thẳng và xuất hiện những lời nhận xét tiêu cực. Dĩ nhiên, không ai mong muốn có xung đột với khách hàng cả.


Tùy vào tình huống lúc đó mà bạn cần đưa ra những cách giải quyết khác nhau. Ví dụ, khách hàng có phản hồi về bài viết hay họ từ chối thẳng mà không có những lời góp ý để cải thiện nội dung? Nếu khách hàng đưa ra những góp ý, phản hồi thì bạn hãy sửa chính xác như những gì mà họ mong muốn. Đó có thể là chỉnh lại đoạn văn hoặc bổ sung một vài thông tin.


Nhưng để bài viết không bị chỉnh sửa quá nhiều, làm mất thời gian đôi bên, bạn nên xác định rõ các yêu cầu cụ thể của khách hàng ngay từ đầu. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy giọng văn của bạn và họ khác nhau, hãy hỏi ngay ý khách hàng muốn là gì và cần giọng văn cho bài viết này như thế nào.


Vấn đề là khách hàng thường sẽ không nói cho bạn biết chính xác những gì họ mong muốn ngay từ lúc bắt đầu. Một số khách thì cho rằng bạn chuyên nghiệp và họ tin tưởng vào năng lực của bạn nên sẽ không đưa ra đòi hỏi gì nhiều. Nhưng hầu như kết quả là, sau khi họ cầm trên tay bài viết hoàn chỉnh thì lại thấy không vừa ý và yêu cầu chỉnh sửa. Do đó, trong buổi gặp đầu tiên, bạn hãy chủ động hỏi khách hàng cặn kẽ những yêu cầu và mong muốn của họ, càng cụ thể càng tốt.


Tham khảo thêm nhiều nguồn khác nhau


Khi xác định được yêu cầu cụ thể của khách hàng, chẳng hạn như giọng văn nên lạc quan, trẻ trung thì tiếp theo bạn cần phải nghiên cứu nghiêm túc về các yêu cầu đó và tìm những ví dụ tương tự dự án bạn đang tham gia.


Ví dụ, bạn đang viết quảng cáo cho một khách sạn 5 sao, hãy tìm các tài liệu quảng cáo tương tự trên mạng để giúp bạn tìm ra giọng văn phù hợp. Lưu ý, bạn chỉ được phép nghiên cứu chứ không được sao chép y nguyên công sức của người khác.


Nếu bạn cảm thấy thiếu tự tin, không biết nên viết thế nào cho lĩnh vực này thì có thể tìm đến những người cây viết tự do khác có thị trường ngách mà bạn đang làm để được hướng dẫn. Cách này sẽ giúp bạn giải quyết được một số vấn đề, tuy nhiên không phải là tất cả. Việc dành thời gian nghiên cứu lại để giải quyết những điều bạn đã làm trước đó sẽ khiến kỹ năng của bạn tốt hơn.


Nói chuyện nhiều hơn với khách hàng


Khách hàng thường sẽ có nhiều ý tưởng hơn cho những dự án của họ và có lẽ, lý do khiến họ cảm thấy không hài lòng khi nhận bài viết hoàn chỉnh là vì nó không đi theo những gì họ muốn.

Trong trường hợp này, bạn nên tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, nói chuyện để biết thứ họ đang cần là gì. Trong trường hợp khách hàng không thể chỉ ra cụ thể những mặt chưa được trong bài viết của bạn thì hãy gặp trực tiếp họ. Mặt đối mặt sẽ sẽ giải quyết hiệu quả hơn.


Nếu khách hàng từ chối bài viết của bạn vì họ cho rằng giọng văn chưa đủ để truyền tải thông điệp của công ty, nhưng họ không biết phải giải thích thế nào, thì bạn có thể đặt những câu hỏi để giúp khách hàng nói ra những ý đang có trong đầu. Cách tốt nhất để mang lại hiệu quả cho công việc đó là giao tiếp đúng mực, lịch sự và tôn trọng lẫn nhau. Việc bạn chủ động muốn khắc phục sự cố sẽ làm dịu tâm trạng khó chịu của khách hàng ngay lập tức. Kết quả là mối quan hệ giữa bạn và khách hàng sẽ thân thiết hơn và giảm thiểu sự căng thẳng.


Công tư phân minh


Có một điều bạn phải nhớ khi làm freelance đó là công tư phân minh. Họ từ chối bài viết của bạn không có nghĩa là họ ghét bạn hay ghét phong cách viết của bạn. Nhiều cây viết tự do, ngay cả những cây viết chuyên nghiệp đôi khi cũng quên mất điều này. Khách hàng từ chối vì bài viết đó không phù hợp với những gì họ đặt ra chứ không phải vì cá nhân bạn. Bạn nên nhớ điều này và sau đó, thẳng thắn trao đổi với khách hàng để công việc diễn ra trôi chảy hơn.


“Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”


Đó là kim chỉ nam của những người làm dịch vụ. Hãy nhớ rằng, bạn đang làm cho một tổ chức, công ty khác chứ không phải cho chính bạn. Bạn có thể không đồng ý với phân công nhiệm vụ mà họ đưa ra nhưng đó không phải là cái cớ để bạn tranh luận. Bạn có thể đề xuất những ý kiến trái ngược với khách hàng, nhưng đó là chỉ trong trường hợp thân thiết, mối quan hệ giữa bạn với khách hàng bền vững khó bị phá vỡ. Nếu không thì tốt nhất bạn chỉ nên mỉm cười và chấp nhận làm công việc đó.


Khi kết thúc dự án, hãy đảm bảo rằng bạn đã làm đúng với những gì khách hàng mong đợi và họ hài lòng với bài viết. Như vậy, họ sẽ mang đến cho bạn nhiều cơ hội hơn nữa trong tương lai, cũng như giới thiệu bạn với nhiều doanh nghiệp, công ty khác.


Hy vọng các phương pháp trên đây sẽ giúp bạn làm việc với khách hàng khó tính được suôn sẻ. Nếu bạn còn biết “bí kíp” nào, đừng ngại chia sẻ cho mình biết nhé!


Nguồn thông tin: How to Handle Clients Who Hate Your Work | FreelanceWriting


121 views0 comments