Outsource Content: Hướng dẫn cách làm việc hiệu quả với freelancer

Khi nhu cầu sản xuất nội dung nhiều nhưng nhân sự không thể đáp ứng tốt thì nhiều công ty đã lựa chọn giải pháp outsource content: thuê các freelancer hoặc agency. Như vậy, bạn vẫn có thể sản xuất và duy trì đủ nội dung chất lượng để phủ rộng các kênh như blog, mạng xã hội, website; tiếp cận được nhiều khách hàng hơn.


Nhưng quá trình làm việc với freelancer đôi khi không diễn ra thuận lợi. Hai bên dường như chưa hiểu ý nhau; bạn phải chỉnh sửa nội dung của freelancer nhiều, sửa chán chê mà kết quả cuối cùng, bạn vẫn chưa hài lòng. Vậy làm thế nào để bạn có thể làm việc hiệu quả với freelancer, nhận được sản phẩm như mong muốn? Bài viết dưới đây sẽ gợi ý một số phương pháp giúp bạn điều đó.


2 điều cần làm trước khi quyết định outsource content


1. Hiểu được bạn đang cần gì

Ảnh: Unsplash

Trước khi cân nhắc việc outsource content, bạn phải biết nhu cầu của mình là gì. Vì nếu đến việc mình cần gì cũng không biết thì bạn không thể trông cậy freelancer làm đúng mong muốn của bạn được.


Trước tiên, bạn hãy tạo một chiến lược content marketing cụ thể. Sau đó đánh giá những kỹ năng mà team bạn đã có và xác định mình cần thuê freelancer để làm gì. Bất cứ điều gì mà team nhà không thể làm hoặc khó thực hiện thì đều có khả năng để thuê ngoài.


Ví dụ, bạn muốn thuê những freelancer có khả năng lên ý tưởng cho một chiến dịch trong ba tháng, làm video hoặc thực hiện các bài phỏng vấn chuyên gia để đi bài PR.


Thuê nhân sự bên ngoài để làm những điều mà team nhà không có khả năng thực hiện cũng là một cách tốt để cải thiện chất lượng cho chiến lược content marketing của bạn. Bởi bạn sẽ có được góc nhìn của “người bên ngoài”, giúp bạn nhận ra những ý tưởng mới mẻ hoặc truyền tải đúng thông điệp hơn với độc giả.


Chẳng hạn một công ty sản xuất dụng cụ làm vườn có thể cho rằng độc giả của họ đã có kiến thức cơ bản về cách chăm sóc khu vườn, trong khi thực tế có thể không đúng. Viết một bài blog hướng dẫn từng bước chăm sóc cơ bản có thể quá nhàm chán và bình thường với những độc giả đã dày kinh nghiệm. Nhưng những bài đăng này vẫn phổ biến với đa số độc giả nói chung.


Trong trường hợp này, hãy để freelancer giúp bạn tinh chỉnh chủ đề cho rõ ràng và hấp dẫn hơn để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn.


2. Chuẩn bị thông tin về công ty, dự án một cách đầy đủ và chi tiết


Một trong những lý do khiến bạn và freelancer làm việc chưa “khớp” với nhau là khi trao đổi công việc, bạn chưa cung cấp đủ thông tin cần thiết cho họ. Các freelancer cần có thông tin và bối cảnh cụ thể để sản xuất nội dung theo đúng mong muốn của bạn và phù hợp với chiến lược content marketing mà bạn đề ra.


Dưới đây là gợi ý một số câu hỏi để bạn cung cấp thông tin về công ty, dịch vụ/sản phẩm và khách hàng mục tiêu:

  • Những dịch vụ/sản phẩm nào mà khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn muốn và cần nhất?

  • Thế mạnh của công ty bạn là gì?

  • Mọi người đánh giá thế nào sau khi sử dụng dịch vụ/sản phẩm của bạn?

  • Bằng cách sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn, khách hàng đang mong muốn điều gì?

  • Mô tả chân dung khách hàng điển hình (độ tuổi, công việc, sở thích, nhu cầu, nỗi sợ, ước mơ…)

  • Đối thủ của công ty bạn là ai? (Liệt kê ít nhất từ ba đến năm đối thủ cạnh tranh)

  • Điều gì khiến công ty của bạn khác biệt so với những công ty khác trong cùng ngành? Có khía cạnh độc đáo nào mà bạn có thể sử dụng làm điểm khác biệt không?

  • Làm thế nào để khách hàng tiềm năng tìm thấy bạn?

Riêng với freelance writer, bạn cần thêm phần hướng dẫn văn phong mà công ty bạn đang sử dụng ở mọi nội dung từ trước đến giờ. Điều này rất quan trọng trong việc duy trì tính nhất quán và hình ảnh thương hiệu kể cả khi bạn thuê nhân sự bên ngoài.


Hướng dẫn sẽ bao gồm thông tin về cấu trúc, ngữ pháp, từ ngữ và giọng điệu (tone of voice) của thương hiệu. Nếu bạn cung cấp cho freelance writer hướng dẫn này, họ có thể tạo ra nội dung phù hợp với phong cách viết của bạn hoặc truyền tải đúng hình ảnh thương hiệu. Nếu họ không làm được và bạn vẫn phải chỉnh sửa nhiều thì có lẽ đó không phải là người phù hợp với công ty bạn.


3 cách làm việc hiệu quả với freelancer


1. Cho phép freelancer truy cập vào những nguồn thông tin quan trọng

Ảnh: Unsplash

Nhiều người e ngại việc cung cấp thông tin quan trọng cho freelancer sẽ dễ có nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu. Nhưng với những freelancer không làm việc trong ngành của bạn thì bạn nên cung cấp những tài nguyên, nguồn dữ liệu cần thiết để họ có thể sản xuất nội dung nhanh chóng, chính xác và đầy đủ thông tin hơn mà không có vẻ chung chung.


Bạn không cần cung cấp toàn bộ dữ liệu. Một freelancer chuyên nghiệp sẽ làm tốt công việc tìm kiếm, nghiên cứu của riêng họ. Dưới đây là một số gợi ý về các thông tin mà freelancer có thể cần:

  • Thông tin liên hệ với các nhân viên để freelancer có thể phỏng vấn hoặc tìm kiếm thông tin cần thiết cho bài viết

  • Thông tin liên hệ với các chuyên gia nội bộ hoặc bên ngoài

  • Quyền truy cập vào các tài liệu nội bộ như tài liệu hướng dẫn hình ảnh thương hiệu, kho hình ảnh…

Để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu, bạn vẫn cần có biện pháp bảo vệ bằng cách đặt thỏa thuận không được tiết lộ thông tin, với freelancer dựa trên cơ sở pháp lý. Tốt nhất là nên làm một bản hợp đồng với các điều khoản về bảo mật dữ liệu một cách rõ ràng.


2. Có quy trình làm việc rõ ràng


Một nhóm nếu muốn làm việc hiệu quả thì cần một quy trình làm việc rõ ràng để mọi người đều tuân theo. Điều này cũng đặc biệt quan trọng khi bạn đang outsource content và muốn sự cộng tác diễn ra suôn sẻ.


Khi bạn làm việc với freelance writer, dưới đây là gợi ý quy trình cho những sản phẩm là nội dung đăng blog, website, mạng xã hội:

  1. Freelancer viết bài

  2. Biên tập viên hoặc người phụ trách sẽ kiểm tra, nhận xét bài viết

  3. Biên tập viên hoặc người phụ trách yêu cầu freelancer chỉnh sửa theo nhận xét

  4. Freelancer chỉnh sửa theo yêu cầu

  5. Biên tập viên hoặc người phụ trách thấy bài viết đã ổn thì gửi đến cấp trên (thường là manager của dự án) để phê duyệt lần cuối

  6. Bài viết được đăng tải trên các kênh phù hợp

Khi mọi người đều biết các bước của quy trình làm việc thì công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Nếu có vấn đề xuất hiện, bạn sẽ biết nó nằm ở bước nào và dễ dàng tìm ra cách giải quyết.


Có một số công cụ hỗ trợ quy trình làm việc được suôn sẻ hơn như Goolge Docs và Trello. Google Docs cho phép chia sẻ tài liệu, nội dung với nhiều người. Bạn dễ dàng nhận xét và freelancer cũng dễ chỉnh sửa bài viết một cách thuận tiện trên công cụ này. Trello thì giúp quản lý hiệu quả các công việc theo nhóm. Mọi thành viên chỉ cần nhìn qua là nắm được toàn bộ công việc mình cần làm.


3. Tôn trọng freelancer và xem họ như một đồng nghiệp ở công ty


Bạn và freelancer sẽ không có nhiều cuộc trò chuyện vui vẻ sau giờ làm việc như với các nhân viên khác trong công ty. Nhưng về bản chất, họ cũng giống một đồng nghiệp khi cùng làm trong một dự án, cùng hỗ trợ nhau để đem đến lợi ích cho công ty.


Vì vậy, bạn nên tôn trọng freelancer như cách bạn ứng xử với các đồng nghiệp làm tại văn phòng. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc với freelancer thuận lợi hơn mà còn nuôi dưỡng một mối quan hệ có lợi về mặt kinh tế và tình cảm. Bất cứ ai cũng đều muốn làm tận tâm tận lực và đi đường dài với người tôn trọng và đánh giá đúng công sức của họ.


Vậy sự tôn trọng sẽ được biểu hiện bằng những hành động cụ thể nào?

  • Sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của freelancer

  • Nhanh chóng xác nhận là bạn đã nhận được bài viết

  • Phản hồi một cách tích cực, cụ thể và kịp thời

  • Trao đổi cởi mở và thẳng thắn những mong muốn của bạn

  • Dành những lời khen xứng đáng khi công việc hoàn thành tốt

Outsource content sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty miễn là bạn có thể duy trì hoặc cải thiện chất lượng nội dung tốt hơn nhờ vào cách làm việc hiệu quả với freelancer. Những phương pháp trên đây sẽ giúp bạn đạt được lợi ích tốt nhất khi thuê nhân sự bên ngoài.


*Bài viết tổng hợp thông tin từ các nguồn:

1. Outsourcing Your Content? How to Get the Best Work from Your Freelancer

2. How to Outsource Your Content Marketing While Still Maintaining Quality

75 views0 comments

Subscribe to Our Newsletter

  • White Facebook Icon

© 2019 by Writer'sLife. From Hobby Writer to Pro.