15 ứng dụng giúp tăng năng suất làm việc cho Freelance Writer

Khi trở thành freelance writer, bạn sẽ phải làm tất cả mọi việc, dù là lên kế hoạch, thực thi công việc hay quảng bá bản thân. Những ngày đầu tiên, có thể bạn sẽ nắm bắt và kiểm soát tốt tiến độ công việc. Nhưng sau một thời gian, khi khối lượng việc nhiều hơn, bạn dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát. Cảm giác quá tải sẽ đến với bạn sớm nếu không có người trợ giúp.


Nhưng chúng ta đang sống trong kỷ nguyên 4.0 – thời đại mà mọi khó khăn đều có thể giải quyết bằng công nghệ. Ngày nay, càng có nhiều ứng dụng ra đời, đóng vai trò như trợ lý “ảo”, giúp chúng ta quản lý công việc được gọn gàng và nhanh chóng hơn. Vậy, những ứng dụng nào sẽ phù hợp với nghề viết lách tự do? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.


1. Trello


Trello là ứng dụng quản lý công việc dành cho cả cá nhân và tổ chức, đem đến cái nhìn tổng quát về những công việc cần làm. Ứng dụng thân thiện với người dùng, đối với một người mới, thời gian để làm quen và bắt đầu lên kế hoạch tầm 10 phút. Bạn có thể cài đặt ngày deadline cho từng dự án, đưa ra danh sách công việc phải làm, chia sẻ thẻ nhiệm vụ cho bất cứ ai bạn muốn.

Trello cũng cho phép liên kết với Google Drive để lưu trữ tài liệu. Bạn có thể cài đặt trạng thái công việc như cần làm, đang làm và hoàn thành. Cả người quản lý và nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc khi nhìn vào bảng chung. Bạn hoàn toàn có thể soạn thảo văn bản trực tiếp trên Trello nếu không muốn đính kèm link Google Drive, thích hợp cho những người theo nghề viết khi họ muốn phác thảo dàn ý sơ lược trước.


Ngoài ra, nếu nhiệm vụ đó được chia sẻ cho các thành viên khác trong nhóm, họ có thể thảo luận về những gì liên quan đến nhiệm vụ trong phần bình luận bên dưới. Về giao diện, trang chủ Trello được thiết kế gần giống với Facebook nên tạo cảm giác quen thuộc cho người sử dụng.


Nhược điểm:


Để sử dụng Trello, điện thoại hoặc máy tính bắt buộc phải có kết nối internet. Đối với phiên bản miễn phí, bạn sẽ gặp một số bất lợi như giới hạn dung lượng lưu trữ dữ liệu miễn phí... Trello chỉ thích hợp cho những dự án nhỏ hoặc cá nhân.


2. Asana


Asana dành cho những dự án lớn, phức tạp, hỗ trợ thảo luận và kết nối hiệu quả giữa các thành viên tham gia. Cũng như Trello, các tính năng chỉ định việc, tạo việc, nhận xét, tích hợp với Google Drive đều có ở Asana. Ứng dụng còn có tính năng phân quyền, tức là bạn có thể chia nhỏ từng nhiệm vụ của dự án cho từng thành viên khác nhau. Tính năng Timeline cho phép bạn quản lý tiến độ công việc của từng dự án.

Asana còn giúp bạn tạo các cuộc họp dễ dàng và có thể ghi chú lại những vấn đề được nêu ra trong cuộc hop. Khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể dùng để giao nhiệm vụ tiếp theo cho các thành viên. Đối với nghề viết, Asana thích hợp với những ai đang quản lý các dự án lớn và cần nhiều người hỗ trợ để hoàn thành.


Nhược điểm:


Bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 15 người tham gia. Asana không thân thiện với người dùng và có nhiều tính năng nên sẽ khiến bạn cảm thấy rối và không thể tận dụng hết tính năng của nó. Một nhược điểm khác nữa là chỉ một người có quyền phân công công việc, trong khi ở những ứng dụng khác thì nhiều người có thể.


3. Buffer


Buffer là ứng dụng hiệu quả dành cho người viết đang trên con đường xây dựng thương hiệu cá nhân. Ứng dụng cho phép bạn chia sẻ nội dung và lịch đăng bài trên các trang mạng xã hội như Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+ và Pinterest. Buffer còn có Pablo - một công cụ tạo và chỉnh sửa hình ảnh miễn phí, hỗ trợ bạn thiết kế trên mạng xã hội nhanh chóng và tiện lợi.

Trên Chrome còn có tiện ích Buffer cho phép bạn chia sẻ hình ảnh, video, đường link đến bất cứ đâu bạn muốn. Tính năng phân tích của Buffer giúp bạn kiểm soát mức độ yêu thích bài viết của độc giả qua số lượng thích, bình luận, lượt click... Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ bạn tìm kiếm khoảng thời gian tối ưu để đăng bài nhằm thu hút tối đa lượng tương tác.


Nhược điểm:


Mặc dù Buffer kết nối với nhiều mạng xã hội nhưng lại không liên kết với Instagram. Có bản miễn phí, nhưng nếu bạn muốn dùng trọn tính năng của nó thì phải trả phí (10$/tháng).


4. Google Drive


Chắc hẳn bạn không còn cảm thấy xa lạ với Google Drive. Cho dù bạn làm công việc gì thì Google Drive vẫn là “trợ thủ” tốt nhất dành cho bạn. Ứng dụng cho phép bạn lưu trữ dữ liệu miễn phí lên đến 15GB. Một trong những ưu điểm lớn nhất của Google Drive là bạn có thể lưu trữ dữ liệu trên Cloud Storage (Lưu trữ đám mây). Nhờ đó, bạn có thể truy cập vào dữ liệu ở bất cứ đâu và yên tâm không sợ bị mất, miễn là có kết nối internet.

Nguồn: Business Insider

Với Google Drive, bạn có thể nhanh chóng soạn thảo văn bản bằng Google Doc, Google Spreadsheets, Google Slide Presentations... Với tính năng lưu tự động, bạn không cần lo lắng bị mất bài nếu đang viết mà gặp… cúp điện. Bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác, cho phép họ bình luận, chỉnh sửa theo yêu cầu của bạn.


Nhược điểm:


Bạn cần phải có internet để truy cập dữ liệu. Đối với cá nhân, dung lượng 15GB có thể là đủ, nhưng khi có nhiều dự án, nhiều tài liệu cần lưu trữ thì bạn cần cân nhắc mua thêm dung lượng.


5. Evernote


Nhiều cây viết tự do nổi tiếng rất thích sử dụng Evernote để lưu lại ý tưởng bất ngờ nảy ra trong đầu họ. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để lưu ảnh, liên kết web, ghi chú hoặc văn bản được sao chép từ các nguồn khác. Tính năng tìm kiếm và thẻ từ khóa giúp bạn tìm thấy ghi chú cần thiết ngay lập tức.

Evernote có thể được dùng trên nhiều thiết bị (smartphone, laptop, tablet). Và tất cả ghi chú trên ứng dụng được đồng bộ hóa với một tài khoản duy nhất. Nên bạn có thể dễ dàng xem thông tin ở mọi thiết bị. Evernote còn hỗ trợ tính năng viết tay nếu bạn có máy tính bảng hoặc smartphone có bút cảm ứng, giúp bạn thoải mái phác thảo ý tưởng nhanh chóng.


Nhược điểm:


Evernote không có tính năng cài đặt password, nên không đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin. Bản miễn phí rất hạn chế trong khi bản trả phí thì được nhiều tính năng hữu ích. Giá mua của Evernote “nhỉnh” hơn các app khác. Đôi khi ứng dụng đồng bộ chậm và gặp trục trặc khi lưu thông tin.


6. Dragon Dictation


Dragon Dictation là một ứng dụng khá hay và tiện lợi cho người viết. Bạn đã bao giờ yêu cầu trợ lý Google, Siri giúp bạn làm gì đó chưa? Siri và trợ lý Google sẽ giúp bạn làm việc thông qua giọng nói. Dragon Dictation cũng hoạt động gần giống như thế.

Nguồn ảnh: Cnet

Việc bạn cần làm là cài đặt, mở ứng dụng và nói. Dragon Dictation sẽ chuyển lời nói của bạn thành văn bản, cho phép lưu và chia sẻ thông tin. Bạn có thể yêu cầu Dragon Dictation đăng bài của bạn lên trang mạng xã hội như Facebook, Twitter dưới dạng văn bản hoặc yêu cầu gửi qua mail cá nhân cho chính bạn hoặc người khác.


Ứng dụng này rất tiện lợi khi bạn đang làm gì đó thì bỗng nhiên có một ý tưởng hiện lên trong đầu và cần phải ghi lại ngay lập tức.


Nhược điểm:


Nhiều khi Dragon Dictation không viết đúng chính xác từng chữ như bạn nói nên bạn cần phải kiểm tra lại chính tả trước khi đăng bài.


7. Tập trung công việc với Pomodoro Technique

Làm thế nào để tập trung công việc? Làm thế nào có thể từ bỏ những cám dỗ bên ngoài để ngồi vào bàn và bắt đầu viết? Ứng dụng Pomodoro Technique sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề đó. Không chỉ đối với nghề viết, Pomodoro Technique còn hữu ích cho tất cả ngành nghề khác nhau.

Pomodoro Technique giúp bạn phải tập trung làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, tránh bị sao nhãng bởi tiếng chuông điện thoại, thông báo facebook hay email. Bạn có thể tính được thời gian bạn viết một bài là bao lâu dựa trên tổng số thời gian bạn sử dụng. Ứng dụng này giúp bạn không bị sa đà quá vào công việc, biết cách phân bổ thời gian làm việc hợp lý để tránh hiện tượng burn-out (hội chứng “sức tàn lực kiệt”).


Nhược điểm:


Nhiều người không thích nghỉ giải lao sau 45 phút làm việc vì họ đang tập trung vào những gì mình đang làm và không muốn dừng lại. Tùy vào khả năng tập trung vào công việc mà bạn nên cân nhắc có cần sử dụng Pomodoro Technique hay không. Cứ sau 45 phút, bạn phải nhấn nút “reset” để bắt đầu một chu trình mới.


8. Toggl


Khi làm nghề viết tự do, thông thường bạn sẽ chọn những công việc làm theo giờ, hoặc tính nhuận bút dựa vào số giờ viết xong một bài. Nhưng làm thế nào để bạn có thể đếm số giờ làm việc tùy vào từng dự án? Cách tốt nhất là sử dụng ứng dụng Toggl. Ứng dụng này cho phép bạn tạo ra các dự án khác nhau, mỗi dự án sẽ có từng nhiệm vụ riêng (nghiên cứu, lên dàn ý, viết và chỉnh sửa). Khi bắt tay vào mỗi nhiệm vụ, hãy khởi động bộ đếm giờ và ứng dụng sẽ ghi lại thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ.

Với Toggl, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một bản báo cáo hoàn chỉnh về thời gian làm việc để gửi cho khách hàng nếu họ yêu cầu. Ngoài ra, Toggl còn có tính năng nhắc bạn ghi lại thời gian làm việc bất cứ khi nào bạn khởi động máy tính. Khi sử dụng Toggl, nhờ việc nắm được thời gian làm việc một ngày mà khả năng quản lý thời gian của mình cải thiện hơn rất nhiều.


Nhược điểm:


Toggl là ứng dụng đơn giản với ít tính năng nên nếu bạn muốn một ứng dụng có nhiều tính năng thì Toggl không dành cho bạn.


9. ZenPen

ZenPen là một website hữu ích cho những ai dễ bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài. ZenPen đơn giản, dễ dùng, giúp bạn dễ dàng bắt tay vào việc viết. Việc của bạn chỉ là mở trang và viết thôi. Bạn có thể cắt, dán hay chỉnh sửa tùy thích. Zenpen có những tính năng cơ bản của Word như in nghiêng, in đậm, liên kết các trang khác. Bạn cũng có thể cài đặt số lượng từ mục tiêu cho một bài viết. ZenPen hoàn toàn miễn phí, nhưng nếu bạn muốn dùng bản trả phí thì có thể sử dụng Zenwriter. Với Zenwriter, bạn có thể chuyển sang chế độ toàn màn hình, có thể phát nhạc nền trong lúc viết.


Nhược điểm:


Zenpen đơn giản nên không có nhiều tính năng cho bạn lựa chọn.


10. Airstory


Airstory là ứng dụng dành cho người chuyên viết về thể loại non-fiction (phi hư cấu), những bài viết đòi hỏi có nghiên cứu, trích dẫn. Airstory giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc lưu trữ đường link, sao chép thông tin, số liệu bằng cách gắn nó vào thư viện Airstory của bạn và đặt tên cho nó. Khi viết, những ghi chú này sẽ tự động liên kết với đường link nguồn, do đó bạn có thể trích dẫn tài liệu tham khảo một cách dễ dàng.

Nguồn: Medium

Airstory có các tính năng gần giống với Evernote nhưng nhanh và hiệu quả hơn. Airstory tích hợp trên Chrome, Firefox nên bạn có thể cài trên chính trình duyệt mà bạn đang sử dụng.


Nhược điểm:


Bạn sẽ cần kha khá thời gian để hiểu và tận dụng mọi tính năng của Airstory.


11. Grammarly


Đối với những bạn viết nội dung bằng tiếng anh thì không nên bỏ qua ứng dụng Grammarly. Việc cài đặt Grammarly trên máy tính rất hữu ích để bạn kiểm tra lỗi chính tả, tiết kiệm thời gian rà soát lỗi sau khi viết xong. Bên cạnh đó, Grammarly còn hỗ trợ kiểm tra ngữ pháp và thậm chí đề xuất cải tiến văn phong của bài.

Nguồn: Nokiapoweruser

Bạn có thể viết trực tiếp tại trang Grammarly hoặc cài đặt trên trình duyệt để nó có thể giúp bạn chỉnh sửa chính tả ở bất cứ đâu trên trang web. Nếu đăng ký tài khoản, Grammarly còn gửi bạn một bản báo cáo thống kê về số lượng từ, ngày viết liên tiếp và lỗi sai để bạn khắc phục.


Nhược điểm:


Bạn phải kết nối internet thì mới có thể sử dụng Grammarly. Tuy ứng dụng rất tiện lợi nhưng nó không hoàn toàn thay thế con người được, vì vậy bạn không nên phụ thuộc quá nhiều vào nó.


12. iMindMap

Nguồn: Gofazone

Bạn có cảm thấy khó khăn trong việc làm thể nào để viết trôi chảy không? iMindMap là ứng dụng giúp bạn cải thiện năng suất làm việc và khả năng sáng tạo bằng việc vẽ sơ đồ tư duy. Đây là cách bạn sắp xếp ý tưởng, lên dàn ý hiệu quả hơn cho những bài viết của bạn. Trong trường hợp bạn có quá nhiều ý tưởng, tính năng Brainstorm View sẽ giúp bạn kiểm soát những ý tưởng đó.


Nhược điểm:


Nếu chưa quen, bạn cần nhiều thời gian để có thể xây dựng một bản đồ tư duy hoàn chỉnh.


13. WriteMonkey

Cũng giống như Zenpen, WriteMonkey giúp bạn loại bỏ những phiền nhiễu và tập trung hoàn toàn vào việc viết. WriteMonkey là một ứng dụng siêu tối giản dành cho việc viết. Ưu điểm của ứng dụng này là bạn hoàn toàn có thể lưu nó ở USB và có thể sử dụng bất cứ khi nào bạn có máy tính trong tay. Ứng dụng nhẹ, không tốn nhiều bộ nhớ, có thể mở ở chế độ toàn màn hình.


Nhược điểm:


Bạn chỉ có thể mở tập tin và lưu ở định dạng TXT và không thể dùng bất kỳ hình ảnh nào là những hạn chế chính của WriteMonkey.


14. CoSchedule Headline Analyzer

Đây là công cụ giúp bạn tinh chỉnh tiêu đề hấp dẫn và thu hút lượt click hơn. Bạn chỉ cần truy cập vào trang web, dán tiêu đề của bạn và chờ chấm điểm. Ứng dụng này sẽ chấm điểm tiêu đề theo thang điểm từ 0 đến 100 và đưa ra một vài gợi ý để cải thiện điểm số. Ngoài ra, ứng dụng này còn chấm điểm SEO cho tiêu đề của bạn.


Nhược điểm:


Tổng điểm hầu như chưa có mối tương quan với số lượt xem bài viết. Vì vậy, bạn đừng quá phụ thuộc mà chỉ nên dùng để cải thiện kỹ năng đặt tiêu đề và cần thử nghiệm nhiều lần.


15. Readable


Làm thế nào để bài viết có thể tiếp cận dễ dàng với người đọc và giúp họ không cảm thấy mệt vì có quá nhiều câu dài hoặc lỗi trong bài? Readable sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó. Ứng dụng là công cụ giúp bạn theo dõi mật độ từ khóa phù hợp với nội dung, đồng thời kiểm soát luôn về tính từ, danh từ, trạng từ, tông giọng trong bài viết.

Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép bạn nhập tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, Doc… Readable tương thích với mọi thiết bị, vì là phần mềm trên website nên bạn không cần phải tải ứng dụng xuống. Readable cũng hỗ trợ xuất tập tin dưới các định dạng phổ biến như Word, PDF, OpenDocument và HTML.


Nhược điểm:


Readable không có tính năng chia sẻ tập tin với người khác nên không phù hợp khi làm việc nhóm trong cùng dự án. Vì giao diện quá đơn giản nên Readable không có những chế độ giúp bạn tránh sao nhãng hay phân tâm như làm việc toàn màn hình.


Với 15 ứng dụng trên, việc kiểm soát và quản lý công việc khi làm nghề viết lách tự do sẽ giảm thiểu khó khăn. Hãy biến công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực cho bạn và giúp bạn tăng năng suất công việc. Còn bạn chỉ cần dành thời gian viết nhiều hơn, lên kế hoạch làm việc, bám sát mục tiêu đã đề ra để gặt hái nhiều thành công trong nghề.

175 views0 comments

Subscribe to Our Newsletter

  • White Facebook Icon

© 2019 by Writer'sLife. From Hobby Writer to Pro.